仕事で役立つ便利機能をご紹介します。
方法の紹介や、リンクを貼っているので、ぜひご活用くだい。
※内容は随時追加していきます。
この記事を最後まで読んで実践すると、日々の仕事を時短して、自由な時間を増やすことができます。
意外と使われていない「PCの基本」機能（Windows）
大勢の人に活用してもらいたい機能です。
「検索」機能
Ctrl + F （ショートカット）
主に「Office」や「Google」に関連する機能の大半で使用することが可能です。
画面上・起動しているソフトで開いているファイルの中から、
任意のテキスト（文字や数字）を瞬時に検索することが出来ます。
「webサイト」「ブラウザの検索結果」「エクセルのデータ」等の中から、特定の文字を探し出すことができます。
- 大量のデータの中から ●● を探したい。
- 限られた時間の中で ●● の情報を調べなくてはならない。
- 会議中に ●● の情報を瞬時に確認したい。
- 今すぐに ●● の情報が分かれば効率的に動けるのにな。
「単語の登録」機能
入力頻度の高い「文章」「ワード」を、僅かな時間で入力できます。
「単語の登録」を使っている方は多いと思いますが、今回は使い方のアイデアをお伝えします。
漢字や挨拶文の他に、以下のような内容を登録しておくと時短になります。
- 自社の電話番号・住所
- よく電話をかける他の事業所の電話番号（メモ・電話帳として利用）
- メールアドレス
- 文面
- 個人的なメモ
- 定型文
- 変換しても直ぐに出てこない漢字
- 頻繁に検索するワードの一部
- 保存する場合のファイル名 例→ 2035●●_見積書(●●●●)
- いつも決まった文面を入力することが面倒。
- 誤字脱字なく入力できる。（確認の手間を省ける。）
- ログインする際のメールアドレスの入力。
- 画面上で確認できる簡易的なメモをしたい。
「半角スペース」の入力
Shift + スペース
半角スペースを瞬時に入力できます。
よくみる光景ですが、
半角スペースを打つ際に、キーボード左上の【半/全 漢字】を押して、文字の入力モード切り替えた上で、
「スペース」を入力し、またキーボード左上の【半/全 漢字】を押して、文字の入力モードを戻している人が多い。
文字入力が多い人にとっては、負担になっています。
- 書類を丁寧に作成したいが、提出期日が迫っており半角スペースを入力している時間がない。
- 入力モード切替が面倒で、全角スペースのみにしている。
意外と知られていない「マウス」機能
面倒なひと手間を省くことができる機能です。
新しいタブで開く
リンク先を新しいタブで開きたい場合、
URLをコピー → 新規タブを開く → 新規タブでURLを貼り付け → エンター を繰り返していませんか？
この動作を1クリックで行います。
参考サイト：●●●●●●●●●●●●
- リンク先を新しいタブで開くまでの面倒な動作・時間。
意外と使われていない「エクセル」の機能
時短効果が非常に高いが、意外と使われていない機能です。
極端な話しに聞こえるかもしれませんが、
作業内容によっては、
従来、3時間や10時間以上かけていた仕事を5分に短縮し、且つ人為的ミスをゼロで仕事をこなせる場合もあります。
テーブル
表の線（罫線）を整える作業を省くことができます。
また、後述する機能でも、便利な機能を発揮します。
表を作る際に、「データを入力」「行・列を挿入」すると、線（罫線）が崩れますね。
これらのストレスから解消できます。
参考サイト：https://pcacademy.jp/excel-table
- 表の線（罫線）を整えることが面倒。
- 行や列を追加挿入すると、線（罫線）が崩れる。
ピボットテーブル
データベースを利用し、集計や分析を直感的に行うことができます。
操作は簡単で、2～3回程度使えば誰でも使える様になります。
また、機能を駆使すれば、見栄えを綺麗に整えたり、元データに数値などの情報を追加し、
集計・分析後のデータに自動反映し、表の作り直し等の作業を無くすこともできます。
作業を大幅に時短し、人為的なミスをゼロにできることがメリットです。
参考サイト：https://youseful.jp/microsoft/excel/pivot-table/
- 毎週行っている集計作業に時間がかかっている。
- 集計ミスが頻発している。
- データの内容に変更があったり、情報追加がある度に、集計を最初から行っている。
クイックアクセスツールバー
登録すると、使用頻度の高い機能を瞬時に利用することができます。
例えば「罫線」「並び替え」等を利用する為に、
「タブを選択 → リボンの中から該当の機能を選択」という作業を繰り返していると、
数年後には数時間分の時間になるでしょう。
参考サイト：https://office-hack.com/excel/quick-access-toolbar/
- 1日に30回くらい使う機能があり、都度選択することが面倒。
- 同じ機能を交互に繰り返す場合、タブとリボンを行ったり来たりして面倒。
パワークエリ
複数のエクセルやCSVデータの内容を、1つのファイルにまとめることが出来ます。
こんな経験はありませんか？
分析のために過去の取引データを依頼したところ、100ファイルくらい送られてきた。
こんな時でも慌てる必要はありません。
パワークリエを使えば、2～3分程度で1つのデータにまとめられます。
参考サイト：https://shikumika.org/entry/powerquery-datasource-folder
- 時間がないのに分析データが100ファイルに分割されている。
- 頻繁に実績などの分析をする必要があり、データの多さに困っている。
意外と知られていないGmail 便利機能
Gmailは利用している人が多いメールサービスです。
このGmailには、意外と知られていない便利機能がたくさんあります。
その中で、特に抑えておきたい機能をご紹介します。
テンプレート
定型文を瞬時にメールした状態にすることができます。
取引先への依頼事項、社内配信、客先への報告 等、
いつも決まった文面を利用する為に、
前回送付したメールを検索し → 文面をコピー → 新規メールに貼り付け → 不要部分を削除
ということを繰り返していませんか？
これらを2クリックで完了させることができます。
参考サイト：●●●●●●●●●●●●
- 前回の送信メールから文面をコピーすることが面倒。
- 同じことを繰り返すしている時間がもったいない。
- メール文面を毎回打ち込むのは億劫。
- タイピングミスがないか確認することに時間がかかっている。
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